EasyProject: Скритият шампион за управление на проекти, който говори български

Забравете за десетките разпокъсани инструменти. Запознайте се със системата, която надгражда Redmine и вкарва ИИ в управлението на проектите – при това с пълна локализация.

В България имената като Jira, Asana и Trello доминират, когато говорим за софтуер за управление на проекти. За компании, търсещи цялостно, интегрирано решение, базирано на солидна основа с отворен код, един продукт често остава незаслужено в сянка – EasyProject (или EasyRedmine).

Какво точно представлява той и защо трябва да му обърнете внимание? Нека разгледаме този мощен, но все още слабо познат у нас инструмент.

Системата EasyProject е пряко свързана с популярната система с отворен код Redmine. Тя е разработена като цялостно надграждане на Redmine от екипа на чешката компания Easy Software (виж по-долу), като добавя множество нови професионални функции и значително подобрен потребителски интерфейс. Можете да срещнете софтуера и под името EasyRedmine. Веднага уточняваме, че двете имена се отнасят за едно и също решение, което представлява комерсиална версия на Redmine, обогатена с допълнителни модули, по-добър дизайн и цялостна поддръжка. Сигурно вече се чудите какви са другите разлики. Докато Redmine е безплатна платформа с отворен код, която може да се използва от всеки, но изисква значителни технически познания и допълнителни разширения за получаване на пълна функционалност, EasyProject е завършен, комерсиален продукт, който предлага всичко необходимо в един пакет, с професионална поддръжка, гарантирана съвместимост и безпроблемно обновяване към нови версии.

Софтуерът EasyProject се разработва и предлага от чешката компания Easy Software, базирана в Прага. Компанията е създадена през 2006 г., а през 2007 г. стартира своя собствена система за управление на проекти, базирана на Redmine, която по-късно се разраства в EasyProject. Първата версия на EasyProject е пусната през 2008 г. и представлява разширение за управление на проекти (предимно модули за финансово управление) с отворен код за Redmine. Easy Software предлага своите решения в световен мащаб, като работи с мрежа от партньори за внедряване, консултации и поддръжка в различни държави. Ключов детайл за българския пазар е, че компанията ПланС ЕООД е представител за България и е извършила пълната локализация на български език, улеснявайки обучението и ежедневната работа на местните екипи

Важно е да се отбележи, че софтуерът е разработен в Европейския съюз и е съобразен със стандарти като GDPR и ISO сертификати за сигурност.

Като цяло EasyProject е еволюирал от Redmine, превръщайки се в многофункционална и интелигентна система за управление на проекти, която осигурява пълен набор от инструменти за модерни екипи.

Софтуерът EasyProject има модулна структура. Всеки модул на практика представлява разширение. Част от модулите формират ядрото на EasyProject и предоставят основни инструменти за планиране и проследяване на проекти и задачи. Сред тях са:

• Структурни работни схеми (Work Breakdown Structure, WBS) – йерархично разбиване на проекта на по-малки, управляеми части и задачи, често под формата на мисловна карта (Mind Map).
• Гант диаграми (Gantt) – класически инструмент за визуализиране на времевата линия на проекта, проследяване на зависимостите между задачите и установяване на базови линии (baselines) и критичен път.
• Инструменти за гъвкаво управление (Agile Management) – включени са Kanban и Scrum табла, заедно с инструменти като диаграми на напредъка (burndown charts) и управление на контейнери със задачи (backlogs) за гъвкаво управление на проекти.
• Проследяване на задачи и време – централизирано управление на задачи, проследяване на изразходвано време (чрез времеви отчети и хронометър) и изготвяне на отчети за ефективност.
• Групово управление – инструменти за управление на множество проекти едновременно, включително общи Гант диаграми и отчети за ресурси и финанси.

Това са ключовите разширителни модули, които превръщат EasyProject в цялостна бизнес система.

• Управление на ресурси – позволява планиране на човешките ресурси, оптимизиране на натовареността на екипите и предотвратяване на претоварването. Помага за разпределянето на експерти в зависимост от уменията им.
• Финансово управление – предлага следене на бюджети, планирани и реални разходи, управление на приходите и отчети за рентабилността на проекта (включително управление на придобитата стойност, Earned Value Management).
• Help Desk – система за управление на ИТ услуги и клиентска поддръжка, превръщайки входящите запитвания (сигнали или имейли) в задачи по проекти.
• CRM – система за управление на връзките с клиенти, контакти, продажби и договори. Управлението е интегрирано с проектната дейност.
• Управление на риска – инструменти за идентифициране, анализ и управление на рисковете по време на жизнения цикъл на проекта.

Освен традиционните функции EasyProject включва и такива, които следват новите технологии за подобряване на анализа, комуникацията и автоматизацията на работните процеси.

• Интегриран ИИ (Easy AI) – функции с изкуствен интелект за генериране на текстове, обобщения на задачи, проверка на граматиката, подпомагане на планирането и автоматизация на процесите.
• Персонализирани табла – гъвкави персонализирани начални екрани, които показват ключова информация и отчети (вкл. различни видове диаграми) за всяка роля в организацията.
• Отчети и анализи – мощна система за създаване на персонализирани справки и доклади, които подпомагат вземането на решения, базирани на данни.
• Комуникация – включва списъци с отметки, календари, потоци на активност и възможност за интегриране на инструменти за онлайн срещи.